HƯỚNG DẪN VNPT BHXH

Hướng dẫn ký số và gửi hồ sơ BHXH trên VNPT

Cách kiểm tra hồ sơ, ký số bằng USB Token/chứng thư số, gửi hồ sơ BHXH điện tử và theo dõi trạng thái xử lý trên phần mềm VNPT-BHXH.

Chữ ký số VNPT Cập nhật chữ ký số Thủ tục 600 Hướng dẫn sử dụng

Kiểm tra trước khi ký số hồ sơ BHXH

Trước khi ký, nên rà soát lại toàn bộ hồ sơ đã kê khai: đúng thủ tục, đúng người lao động, đủ các biểu mẫu và không còn dữ liệu bỏ trống bắt buộc. Với thủ tục 600, cần đặc biệt kiểm tra D02-LT, TK1-TS và các phụ lục liên quan nếu hồ sơ phát sinh yêu cầu.

Chuẩn bị chữ ký số: cắm USB Token, kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực và chắc chắn phần mềm/Plugin ký số đang hoạt động. VNPT hướng dẫn người dùng cập nhật chứng thư số và nhập PIN trước khi ký hồ sơ.

Cách ký số hồ sơ trên VNPT-BHXH

Bước 1: Mở hồ sơ đã kê khai

Vào danh sách hồ sơ kê khai, chọn đợt hồ sơ cần gửi và kiểm tra trạng thái trước khi ký.

Bước 2: Chọn “Ký số hồ sơ”

Tích chọn hồ sơ cần gửi rồi thực hiện chức năng Ký số hồ sơ. Khi phần mềm yêu cầu, chọn chứng thư số phù hợp và nhập mật khẩu/PIN của thiết bị ký số.

Ký số và gửi hồ sơ BHXH trên phần mềm VNPT — Chọn hồ sơ và thực hiện ký số trước khi gửi lên cơ quan BHXH.

Bước 3: Kiểm tra trạng thái ký

Sau khi ký thành công, kiểm tra lại trạng thái hồ sơ. Nếu phần mềm báo ký thất bại, không nên gửi lại liên tục mà cần xử lý nguyên nhân chữ ký số trước.

Gửi hồ sơ BHXH điện tử

Khi hồ sơ đã ký thành công, thực hiện chức năng gửi hồ sơ. VNPT-BHXH là dịch vụ giao dịch điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan BHXH, cho phép hồ sơ được gửi qua mạng thay vì phải in và nộp trực tiếp.

Không tắt phần mềm ngay sau khi bấm gửi. Nên chờ hệ thống phản hồi trạng thái gửi/tiếp nhận để tránh nhầm hồ sơ chưa gửi với hồ sơ đã gửi thành công.

Theo dõi lịch sử và kết quả hồ sơ

Sau khi gửi, vào mục lịch sử giao dịch hoặc danh sách hồ sơ để theo dõi tình trạng tiếp nhận và xử lý. Khi cần đối chiếu, có thể xem lại thông tin đợt kê khai và kết xuất báo cáo/tờ khai đã gửi.

Lịch sử giao dịch hồ sơ BHXH trên VNPT — Theo dõi lịch sử giao dịch và trạng thái hồ sơ sau khi gửi.

Kết xuất báo cáo hồ sơ BHXH trên VNPT — Kết xuất hoặc kiểm tra lại báo cáo/tờ khai khi cần đối chiếu.

Các lỗi ký số VNPT-BHXH thường gặp

1. “Ký số thất bại. Vui lòng kiểm tra lại chứng thư”

VNPT cho biết lỗi này có thể do VNPT-BHXH Plugin bị lỗi hoặc bị phần mềm diệt virus chặn. Có thể thử chạy Plugin bằng quyền quản trị, khởi động lại VNPT-BHXH/máy tính hoặc cài lại Plugin/Token Manager.

2. “Kết nối với VNPT-Plugin bị đóng”

Kiểm tra Plugin có đang chạy hay không, thử chạy lại bằng quyền Administrator và thực hiện lại thao tác ký số.

3. Gia hạn chữ ký số xong nhưng BHXH báo thông tin không đúng

VNPT lưu ý lỗi này thường xảy ra khi chứng thư số vừa gia hạn nhưng thông tin chứng thư mới chưa đồng nhất với thông tin đã lưu trên hệ thống BHXH. Khi đó cần cập nhật lại chứng thư số mới.

Xem chi tiết: Hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên VNPT BHXH.

4. Token không được nhận

Kiểm tra cổng USB, driver Token/Token Manager, thời hạn chứng thư và thử cắm lại thiết bị. Nếu Token bị khóa do nhập sai PIN nhiều lần, cần xử lý mở khóa theo công cụ của nhà cung cấp chữ ký số.

Câu hỏi thường gặp

VNPT-BHXH có bắt buộc dùng chữ ký số VNPT-CA không?

Không nhất thiết. Quan trọng là chứng thư số còn hiệu lực, được phần mềm nhận và thông tin chứng thư phù hợp với hệ thống BHXH. Trang Chữ ký số của website có hướng dẫn riêng cho VNPT-CA.

Ký số thành công có nghĩa là hồ sơ đã gửi chưa?

Chưa. Ký số và gửi hồ sơ là hai bước khác nhau. Sau khi ký, cần thực hiện gửi và kiểm tra trạng thái tiếp nhận.

Gia hạn chữ ký số có cần cập nhật trên VNPT-BHXH không?

Nếu chứng thư số/serial thay đổi thì có thể cần cập nhật lại. VNPT cũng lưu ý đây là nguyên nhân thường gặp khi hệ thống báo thông tin chữ ký số không đúng.

Gửi hồ sơ rồi kiểm tra kết quả ở đâu?

Vào lịch sử giao dịch/danh sách hồ sơ trên VNPT-BHXH để xem trạng thái tiếp nhận và xử lý.